¿Qué datos de la plantilla puede manejar un delegado sindical?

La representación legal de las personas trabajadoras y los delegados sindicales necesitan acceder en determinadas ocasiones a información que contiene datos personales para poder ejercer sus funciones. Este acceso no vulnera por sí mismo la normativa de protección de datos, siempre que exista una base jurídica que lo ampare y la información sea adecuada, pertinente y limitada a lo necesario para la finalidad representativa.

El tratamiento de estos datos debe respetar los principios de licitud, transparencia, finalidad, minimización, exactitud, seguridad y confidencialidad establecidos en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

La regla práctica para el delegado sindical es sencilla:

No se trata de saber qué datos están permitidos o prohibidos con carácter absoluto, sino de determinar qué información es necesaria para ejercer una función sindical o representativa concreta y qué base jurídica permite su tratamiento.

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1. PRINCIPIO DE MINIMIZACIÓN Y DATOS DE CONTACTO

La empresa debe facilitar a la representación de las personas trabajadoras los datos personales que sean necesarios para el ejercicio de sus funciones, evitando comunicar información excesiva o irrelevante.

El artículo 5.1.c) del RGPD establece el principio de minimización de datos, conforme al cual los datos deben ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con la finalidad para la que son tratados.

Datos que pueden resultar necesarios

En función de las funciones representativas que deban ejercerse, pueden ser necesarios, entre otros:

• Nombre y apellidos.

• Puesto o categoría profesional.

• Centro de trabajo.

• Datos relativos a la jornada, horario o turnos cuando sean necesarios para la actividad representativa.

• Correo electrónico corporativo cuando resulte necesario para las comunicaciones sindicales o representativas.

• Antigüedad u otros datos laborales cuando sean necesarios para una concreta función de representación o negociación.

Datos que no deben facilitarse indiscriminadamente

No debe solicitarse ni utilizarse información personal que no resulte necesaria para la finalidad representativa, como regla general:

• Teléfono móvil personal.

• Domicilio particular.

• Correo electrónico privado.

• DNI u otros documentos identificativos cuando no sean necesarios.

• Datos familiares o económicos que no guarden relación con la función representativa.

Por tanto, no existe una prohibición absoluta de utilizar determinados datos, sino la obligación de justificar su necesidad y disponer de una base jurídica suficiente.

Fundamento jurídico: artículos 5.1.c) y 6 RGPD; artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores (ET).

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2. DATOS DE AFILIACIÓN SINDICAL

La afiliación sindical constituye una categoría especial de datos personales conforme al artículo 9.1 del RGPD. Por ello, la información sobre quién está afiliado a un sindicato requiere una protección reforzada.

La empresa no puede elaborar, utilizar o comunicar indiscriminadamente listados de afiliados ni utilizar la afiliación sindical para adoptar decisiones discriminatorias o perjudiciales para las personas trabajadoras.

Ahora bien, no es correcto afirmar que cualquier tratamiento de datos de afiliación sindical requiera necesariamente consentimiento escrito del trabajador. El artículo 9.2 RGPD contempla distintas excepciones a la prohibición general de tratar categorías especiales de datos, siempre que concurra la correspondiente base jurídica y se respeten las restantes garantías. Por ejemplo, el tratamiento de datos de afiliación puede producirse en determinados supuestos vinculados a la gestión de la cuota sindical o al ejercicio de derechos y obligaciones laborales y sindicales.

Para el delegado sindical

El delegado debe:

• Utilizar los datos de afiliación exclusivamente para fines legítimos relacionados con la actividad sindical.

• No elaborar bases de datos innecesarias.

• No divulgar públicamente la afiliación de una persona.

• No comunicar la afiliación a terceros sin base jurídica.

• Adoptar medidas para impedir el acceso de personas no autorizadas.

• Mantener la confidencialidad sobre la información conocida por razón de su cargo.

Fundamento jurídico: artículo 9 RGPD; Ley Orgánica 11/1985, de 2 de agosto, de Libertad Sindical (LOLS)

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3. DATOS DE SALUD, BAJAS MÉDICAS Y ABSENTISMO

Los datos relativos a la salud son también categorías especiales de datos personales y están especialmente protegidos por el artículo 9 RGPD.

La representación de las personas trabajadoras puede recibir determinada información sobre absentismo, accidentes de trabajo, enfermedades profesionales y otros aspectos relacionados con la salud laboral cuando una norma reconozca ese derecho y la información sea necesaria para ejercer las funciones representativas.Sin embargo, esto no significa que la empresa pueda comunicar indiscriminadamente diagnósticos, historiales médicos o patologías individuales.

Como regla general:

• La información sanitaria debe limitarse a la estrictamente necesaria.

• Cuando sea suficiente para ejercer la función representativa, deben utilizarse datos agregados, estadísticos o disociados.

• No debe comunicarse el diagnóstico médico concreto de una persona cuando no sea necesario.

• La información sobre bajas por incapacidad temporal debe tratarse respetando la intimidad de la persona trabajadora.

• En materia de prevención de riesgos laborales pueden existir derechos específicos de información y consulta que permitan acceder a determinada información relacionada con daños para la salud, accidentes o enfermedades profesionales, dentro de los límites establecidos legalmente.

Fundamento jurídico: artículos 5, 6 y 9 RGPD; artículos 36 y 64 ET; Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.

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4. COPIA BÁSICA DE LOS CONTRATOS

La empresa debe entregar a la representación legal de las personas trabajadoras la copia básica de los contratos en los términos establecidos en el artículo 8.4 ET. La copia básica debe permitir a la representación comprobar el cumplimiento de la legislación laboral y de las condiciones aplicables, pero debe respetar el derecho a la intimidad y la protección de datos personales.

En particular, la copia básica no debe contener determinados datos personales que no sean necesarios para esa finalidad, de acuerdo con las limitaciones establecidas legalmente.

El delegado sindical que tenga reconocido legalmente el acceso a la información y documentación que la empresa pone a disposición del comité de empresa tendrá acceso en los términos establecidos por la LOLS y el ET.

Fundamento jurídico: artículo 8.4 ET; artículo 10.3.1.º LOLS.

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5. SANCIONES Y OTRA INFORMACIÓN LABORAL

La representación legal tiene derecho a ser informada de determinadas sanciones impuestas por faltas muy graves, conforme al artículo 64 ET. Esta información debe utilizarse exclusivamente para el ejercicio de las funciones representativas.

El hecho de que la ley permita acceder a determinada información no autoriza a:

• Difundirla públicamente.

• Publicarla en redes sociales.

• Compartirla en grupos abiertos de mensajería.

• Utilizarla para fines ajenos a la representación de las personas trabajadoras.

El principio de minimización exige además evitar la comunicación de información personal que no resulte necesaria para la finalidad concreta.

Fundamento jurídico: artículo 64.4.c) ET y artículo 5 RGPD.

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6. ALGORITMOS E INTELIGENCIA ARTIFICIAL

La representación legal de las personas trabajadoras tiene derecho a recibir información de la empresa sobre los parámetros, reglas e instrucciones en los que se basan los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial que afectan a la toma de decisiones que pueden incidir en las condiciones de trabajo, el acceso y mantenimiento del empleo, incluida la elaboración de perfiles.

Este derecho tiene especial importancia cuando la empresa utiliza sistemas automatizados para cuestiones como:

• Selección de personal.

• Organización de turnos.

• Evaluación del rendimiento.

• Asignación de tareas.

• Determinación de objetivos.

• Promoción profesional.

• Control o gestión de la actividad laboral.

El objetivo es permitir que la representación pueda comprobar las posibles consecuencias laborales de estos sistemas y detectar eventuales discriminaciones o perjuicios para las personas trabajadoras.

Fundamento jurídico: artículo 64.4.d) ET.

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7. ERE, ERTE Y MODIFICACIONES SUSTANCIALES DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO

En los procedimientos de despido colectivo (ERE), suspensión o reducción de jornada (ERTE) y modificaciones sustanciales de las condiciones de trabajo (MSCT), la representación de las personas trabajadoras puede necesitar información que contenga datos personales para poder ejercer adecuadamente sus funciones de información, consulta y negociación.

La empresa debe facilitar la información legalmente exigible y aquella que resulte necesaria para la finalidad del procedimiento, respetando siempre el principio de minimización.

Dependiendo del procedimiento, pueden resultar necesarios datos como:

• Categoría o grupo profesional.

• Centro de trabajo.

• Antigüedad.

• Jornada.

• Tipo de contrato.

• Situación laboral.

• Edad, cuando resulte relevante para la aplicación de criterios legalmente establecidos.

• Otros datos necesarios para comprobar los criterios utilizados por la empresa.

No obstante, no existe una autorización general para entregar cualquier dato personal de toda la plantilla.

Por ejemplo, el DNI, domicilio particular, teléfono personal o información familiar no deben facilitarse simplemente porque formen parte de los expedientes de personal, salvo que exista una justificación jurídica específica que haga necesaria su comunicación. La información recibida debe utilizarse exclusivamente para las funciones de representación y negociación correspondientes.

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8. TABLONES DE ANUNCIOS Y COMUNICACIONES SINDICALES

Los tablones de anuncios físicos o digitales constituyen instrumentos habituales de comunicación sindical y representativa.La información publicada debe respetar la normativa de protección de datos.

Tablones: debe evitarse la publicación de:

• Listados innecesarios de trabajadores.

• Teléfonos personales.

• Domicilios.

• DNI.

• Información médica.

• Información sobre afiliación sindical.

• Cualquier otro dato personal que no sea necesario para la finalidad de la comunicación.

Cuando una comunicación sindical pueda realizarse sin identificar individualmente a las personas trabajadoras, debe optarse por esa alternativa.

Comunicaciones mediante correo electrónico: el uso del correo electrónico corporativo para la actividad sindical puede estar amparado cuando sea necesario para el ejercicio de la libertad sindical y la representación de las personas trabajadoras, respetando las condiciones establecidas por la jurisprudencia y evitando perjuicios para la actividad empresarial.

Debe actuarse con criterios de:

• Proporcionalidad.

• Necesidad.

• Uso adecuado de los recursos empresariales.

• Respeto a la normativa de protección de datos.

• Confidencialidad de los destinatarios.

La empresa no puede utilizar la normativa de protección de datos como una prohibición automática de toda comunicación sindical.

Fundamento jurídico: artículo 8 LOLS; artículo 64 ET; artículo 5 RGPD; STC 281/2005, de 7 de noviembre, y doctrina posterior aplicable.

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9. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD

El acceso a datos personales por razón del cargo representativo lleva aparejada una obligación de secreto y confidencialidad.

El delegado sindical no puede utilizar la información obtenida de la empresa para fines distintos de aquellos que justificaron su acceso.

Por tanto, debe evitar:

• Compartir documentos laborales en grupos abiertos.

• Enviar información sensible a cuentas personales sin las debidas garantías.

• Publicar datos de trabajadores en redes sociales.

• Facilitar información a personas ajenas a la representación sin justificación.

• Conservar indefinidamente documentación que ya no sea necesaria.

• Utilizar información obtenida como representante para fines particulares.

El deber de confidencialidad no desaparece automáticamente cuando termina el mandato representativo, especialmente respecto de la información cuyo conocimiento pueda perjudicar los derechos de las personas trabajadoras.

El artículo 10.3 LOLS establece expresamente el deber de sigilo profesional de los delegados sindicales respecto de aquellas materias sobre las que legalmente proceda.

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10. ¿ES EL DELEGADO SINDICAL RESPONSABLE, ENCARGADO O CORRESPONSABLE?

Cuando los representantes de las personas trabajadoras realizan tratamientos de datos personales en el desarrollo de su propia actividad representativa, no debe calificárseles automáticamente como «encargados del tratamiento» de la empresa. La calificación jurídica dependerá del tratamiento concreto y de quién determine sus fines y medios.

En el ejercicio de su actividad representativa, la representación de las personas trabajadoras puede actuar como responsable del tratamiento respecto de los datos que trate para sus propios fines representativos, debiendo cumplir las obligaciones derivadas del RGPD.

Por ello, el delegado o la organización sindical deben establecer medidas adecuadas para garantizar:

• Confidencialidad.

• Control de acceso a la información.

• Seguridad de los documentos.

• Conservación limitada de los datos.

• Eliminación segura de la documentación cuando deje de ser necesaria.

• Protección frente a accesos no autorizados.

• Uso de los datos exclusivamente para las finalidades legítimas de representación y acción sindical.

No debe afirmarse, por tanto, que el delegado sindical es necesariamente «encargado o corresponsable» por el mero hecho de recibir información de la empresa.

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11. REGLA PRÁCTICA PARA EL DELEGADO SINDICAL

Antes de solicitar, conservar, utilizar o comunicar un dato personal de un trabajador, conviene hacerse cinco preguntas:

1. ¿Para qué necesito este dato?

Debe existir una finalidad sindical o representativa concreta.

2. ¿Tengo derecho a acceder a él?

Debe existir una norma, derecho sindical, función representativa o base jurídica que ampare el acceso.

3. ¿Es realmente necesario?

Si puedo ejercer la función sin ese dato, debe evitarse su tratamiento.

4. ¿Quién necesita conocerlo?

La información debe quedar limitada a las personas que necesiten acceder a ella para la finalidad correspondiente.

5. ¿Estoy protegiendo adecuadamente la información?

No debe enviarse, publicarse ni conservarse de manera que puedan acceder personas no autorizadas.

El derecho de información y representación sindical no desaparece por la normativa de protección de datos, pero tampoco permite acceder o utilizar cualquier dato de la plantilla sin límites. El criterio correcto es siempre: finalidad legítima + base jurídica + necesidad + minimización + confidencialidad.

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NORMATIVA BÁSICA DE REFERENCIA

• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), especialmente artículos 5, 6, 9, 24, 32 y 39.

• Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

• Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de los Trabajadores, especialmente artículos 8, 64 y 65.

• Ley Orgánica 11/1985, de 2 de agosto, de Libertad Sindical, especialmente artículo 10.

• Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de información y consulta sobre seguridad y salud.

• STC 281/2005, de 7 de noviembre, sobre utilización sindical del correo electrónico y medios de la empresa.

• Doctrina y criterios de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) sobre protección de datos en las relaciones laborales.