UVA. Sistema interno de información de la Universidad de Valladolid. BOCYL 10/10/2023.

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UNIVERSIDAD DE VALLADOLID

RESOLUCIÓN de 4 de octubre de 2023, del Rectorado de la Universidad de Valladolid, por la que se da publicidad al sistema interno de información de la Universidad de Valladolid.

I. COMUNIDAD DE CASTILLA Y LEÓN

D. OTRAS DISPOSICIONES

UNIVERSIDAD DE VALLADOLID

RESOLUCIÓN de 4 de octubre de 2023, del Rectorado de la Universidad de Valladolid, por la que se da publicidad al sistema interno de información de la Universidad de Valladolid.

El Consejo de Gobierno de esta Universidad, en sesión celebrada el día 20 de julio de 2023, acordó aprobar el Sistema interno de información de la Universidad de Valladolid.

De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2 del Reglamento de Funcionamiento Interno del Consejo de Gobierno, es necesario proceder a la publicación del acuerdo, por todo ello

RESUELVO

Hacer público el Acuerdo del Consejo de Gobierno, de 20 de julio de 2023, por el que se aprueba el Sistema interno de información de la Universidad de Valladolid.

Valladolid, 4 de octubre de 2023.

El Rector,

Fdo.: Antonio Largo Cabrerizo

Acuerdo del Consejo de Gobierno, de 20 de julio de 2023, por el que se aprueba el Sistema interno de información de la Universidad de Valladolid.

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, por la que se transpone la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, partiendo de que la colaboración ciudadana resulta imprescindible para la eficacia del Derecho, incorpora los dos objetivos principales de la Directiva: proteger a las personas que informen sobre vulneraciones del ordenamiento jurídico y establecer los aspectos mínimos que han de satisfacer los distintos cauces de información.

La Ley tiene por finalidad otorgar una protección adecuada frente a las represalias que puedan sufrir las personas físicas que informen sobre alguna de las acciones u omisiones recogidas en su artículo 2. Igualmente pretende el fortalecimiento de la cultura de la información, de las infraestructuras de integridad de las organizaciones y el fomento de la cultura de la información o comunicación como mecanismo para prevenir y detectar amenazas al interés público.

Las universidades, como entidades del sector público, tienen la obligación de contar con un Sistema interno de información, que integre un canal interno, como cauce para la recepción de las comunicaciones de las acciones u omisiones a que se refiere el artículo 2.1 de la Ley 2/2023, con los requisitos establecidos en el artículo 7 del mismo texto legal. Asimismo, resulta indispensable para la eficacia del Sistema interno de información la designación del responsable de su correcto funcionamiento.

Mediante el presente acuerdo, se da cumplimiento a las previsiones legales referidas en el párrafo anterior. Asimismo, conforme a lo establecido en el artículo 5 de la Ley 2/2023, el Sistema interno de información de la Universidad de Valladolid dispone de un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas, y garantiza la confidencialidad y seguridad de la información y, en particular, de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de ésta, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado. Incorpora una política o estrategia que enuncia los principios generales en materia del Sistema interno de información y defensa del informante, que será debidamente publicitada. Además, establece las garantías para la protección de los informantes en el ámbito de la propia entidad.

En virtud de lo anterior, previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras, a propuesta de la Secretaría General, en ejercicio de las competencias atribuidas en el artículo 83.z) de los Estatutos de la Universidad de Valladolid, este Consejo de Gobierno

RESUELVE:

Primero.– Aprobación del Sistema interno de información de la Universidad de Valladolid.

Se aprueba el Sistema interno de información de infracciones normativas y de protección de las personas informantes en el marco de la Universidad de Valladolid, en los términos previstos en el Título II de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción.

Segundo.– Efectos.

El presente acuerdo surtirá efectos una vez aprobado y publicado, en los términos normativamente previstos.

SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DE VALLADOLID

ÍNDICE

1. Introducción
2. Objeto
3. Finalidad, ámbito personal y material
4. Principios generales del Sistema interno de información
5. Responsable del Sistema interno de información
6. Canal interno de información de la UVa
7. Canales externos de información
8. Procedimiento de gestión de informaciones a través del canal interno de información de la UVa
- 8.1. Recepción y registro
- 8.2. Admisión a trámite de informaciones
- 8.3. Instrucción
- 8.4. Terminación de las actuaciones
- 8.5. Publicidad y revisión del procedimiento
9. Principios generales de protección del informante
- 9.1. Condiciones de protección
- 9.2. Prohibición de represalias
- 9.3. Medidas de protección del informante frente a represalias
- 9.4. Medidas de protección para las personas afectadas
- 9.5. Supuestos de exención y atenuación de la sanción
10. Principios generales de protección de datos
11. Difusión, seguimiento y revisión

1. Introducción

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, Ley 2/2023) transpone al ordenamiento jurídico español la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

Esta Ley tiene como objetivo fundamental proteger adecuadamente a las personas que en un contexto laboral o profesional detecten infracciones y las comuniquen mediante los canales de información que se establezcan para informar con garantías de confidencialidad y anonimato.

El presente documento define y establece las bases y el funcionamiento del Sistema interno de información de la Universidad de Valladolid (UVa), con todos los requisitos especificados en el artículo 5 de la Ley 2/2023.

Así, se describe el ámbito personal y material del Sistema, sus principios generales, las medidas que contempla para garantizar la confidencialidad y la protección de datos, la forma en que pueden presentarse las comunicaciones a través del canal interno y la integración en el Sistema de otros canales internos de información de la Universidad.

El Sistema interno de información de la UVa garantiza que las comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva, define su carácter independiente y diferenciado respecto de los sistemas internos de información de otras entidades u organismos, e identifica quién será el responsable del mismo.

Este documento también recoge la política o estrategia de la UVa en relación con el Sistema interno de información y defensa del informante, y dedica un apartado al procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.

Por último, se establecen una serie de medidas para garantizar la protección de los informantes y los principios generales de protección de datos.

2. Objeto

El presente documento tiene por objeto establecer las condiciones bajo las cuales se crea el Sistema interno de información de infracciones normativas y de protección de las personas informantes en el marco de la UVa, en los términos previstos en la Ley 2/2023. Sienta los principios básicos de funcionamiento del Sistema; describe el procedimiento para la presentación y gestión de las comunicaciones presentadas a través del canal interno y establece las garantías de protección de los informantes.

3. Finalidad, ámbito personal y material

Con la creación del Sistema se pretende impulsar y fortalecer la cultura de la información o comunicación como mecanismo para prevenir y detectar amenazas al interés público en el ámbito de la UVa.

El objetivo principal es facilitar la protección adecuada frente a las represalias que puedan sufrir los miembros de la comunidad universitaria y demás personas físicas comprendidas en el artículo 3 de la Ley 2/2023, que, dentro del ámbito de actuación y competencias de la UVa, informen sobre las acciones u omisiones que pudieran ser constitutivas de infracciones del Derecho de la Unión Europea, o de infracción penal o administrativa grave o muy grave a que se refiere el artículo 2 de la Ley 2/2023, otorgándoles la protección frente a posibles represalias que les otorga la Ley como informantes.

4. Principios generales del Sistema interno de información

La UVa, en cumplimiento de las normas jurídicas, éticas y morales, manifiesta su compromiso con los estándares más elevados en el cumplimiento de los principios de integridad, objetividad y honestidad, de modo que la gestión de todo lo relacionado con la Ley 2/2023, y más concretamente, el Sistema interno de información, se inspirará en el cumplimiento de los siguientes principios y garantías:

• Confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, así como de las actuaciones que se desarrollen en su gestión y tramitación; protección de datos personales y secreto de las comunicaciones, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
• Preservación de todos los derechos de tutela judicial y defensa, de acceso al expediente, de presunción de inocencia y al honor, tanto del informante como de aquellas personas a las que se refieran los hechos relatados en la comunicación.
• El Sistema interno de información será fácilmente accesible y utilizable por aquellas personas que quieran presentar una comunicación.
• La gestión del Sistema estará presidida por los principios de diligencia y eficacia, llevándose a cabo las prácticas correctas de seguimiento, investigación y protección del informante y de aquellas personas a las que se refieran los hechos relatados en la comunicación.
• Se respetarán los principios de objetividad e imparcialidad en la recepción y tratamiento de las informaciones recibidas, mediante la actuación independiente y autónoma del responsable del sistema, evitando los conflictos de intereses.
• En cumplimiento del principio de publicidad, se dará amplia difusión de este sistema de información entre los miembros de la comunidad universitaria.

5. Responsable del Sistema interno de información

Teniendo en cuenta lo previsto en el artículo 8.6 de la Ley 2/2023, mediante el Reglamento de la Inspección de Servicios, aprobado por el Consejo de Gobierno de 9 de junio de 2023, se ha designado como responsable del Sistema interno de información de la UVa a la persona titular de la Dirección de la Inspección de Servicios, por reunir los requisitos legalmente exigidos para el desempeño de esta función, a quien corresponde su gestión y la tramitación diligente de las informaciones y los expedientes de investigación.

Dicho nombramiento será notificado a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI), o, en su caso, a las autoridades u órganos competentes de la Comunidad Autónoma de Castilla y León, de conformidad con lo previsto en el artículo 8.3 de la Ley 2/2023. También se notificará eventualmente, su cese o destitución y las razones que lo justifican.

La persona responsable del Sistema desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la Universidad y no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, debiendo disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.

6. Canal interno de información de la UVa

Como parte del Sistema, la UVa dispone de un canal interno de información, que será gestionado por la persona responsable del mismo, para posibilitar la presentación de información sobre acciones u omisiones cometidas, dentro del ámbito de actuación y competencias de la UVa, que pudieran ser constitutivas de las infracciones previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023. Este sistema integrará el canal de denuncia interno previsto en el Plan de medidas antifraude, aprobado por el Consejo de Gobierno en sesión de 17 de junio de 2022, para recibir información de posibles sospechas de fraude, corrupción o conflictos de intereses no declarados. Asimismo, de acuerdo con el artículo 7.4 de la Ley 2/2023, podrán integrarse en el Sistema aquellos canales internos establecidos o que pudieran establecerse para permitir la recepción de cualesquiera otras comunicaciones o informaciones fuera del ámbito establecido en el artículo 2 de la Ley 2/2023, si bien dichas comunicaciones y sus remitentes quedarán fuera del ámbito de protección dispensado por la Ley.

La implantación de un canal interno de información en la UVa es clave, no sólo para canalizar a través de él las informaciones, sino también para prevenir el fraude al actuar como medida disuasoria, permitiendo la detección de actuaciones irregulares, evitando posibles perjuicios reputacionales de la institución, sirviendo además como un indicador de transparencia.

El canal permite presentar comunicaciones por escrito de manera telemática, a través de la aplicación informática habilitada al efecto, disponible en la web de la UVa a través de la siguiente dirección: https://canalinformacion.uva.es/

Esta aplicación permite informar tanto de manera anónima como identificada. En todo caso, se cuenta con las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad o, eventualmente, el anonimato del informante, para protegerle frente a cualquier filtración y subsecuente represalia de la que pueda ser objeto.

Por motivos de seguridad e independencia, el enlace a este canal abrirá una nueva ventana a un sistema alojado por un tercero, lo que garantiza su absoluta independencia, y si así lo desea el comunicante, su anonimato.

7. Canales externos de información

Además de utilizar el canal interno de la UVa, están disponibles canales externos de información, para informar de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI), ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, y, cuando proceda, a instituciones, organismos o agencias de la UE:

• Denuncias relativas a hechos que pudieran ser constitutivos de fraude o irregularidad en relación con proyectos u operaciones financiados total o parcialmente con cargo a fondos procedentes de la Unión Europea ante el Servicio Nacional de Coordinación Antifraude (SNCA): https://www.igae.pap.hacienda.gob.es/sitios/igae/es-ES/snca/Paginas/ComunicacionSNCA.aspx
• Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF): https://anti-fraud.ec.europa.eu/olaf-and-you/report-fraud_es
• Fiscalía Europea: https://www.eppo.europa.eu/en/reporting-crime-eppo
• Denuncias sobre prácticas anticompetitivas a la Dirección de Competencia de la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia: https://edi.cnmc.es/buzones-anonimos/sica
• Autoridad Independiente de Protección del Informante, prevista en la Ley: a la fecha aún no ha sido creada.

8. Procedimiento de gestión de informaciones a través del canal interno de información de la UVa

8.1. Recepción y registro

Presentada la información a través del canal disponible en la dirección web https://canalinformacion.uva.es/, se procederá a su registro en el Sistema interno de información, siéndole automáticamente asignado un número identificativo del caso, que será la única referencia identificativa en el procedimiento.

Los datos del Sistema interno de información se almacenarán de forma segura y serán accesibles exclusivamente por el personal de la UVa responsable del mismo, que cuente con la conveniente autorización.

El Sistema registrará todas las comunicaciones recibidas, con los datos aportados por el informante. En todo caso, internamente se generarán de manera automática o por los gestores del canal interno los siguientes datos:

a) Fecha de recepción.
b) Código de identificación.
c) Actuaciones desarrolladas.
d) Medidas adoptadas.
e) Fecha de cierre.

Con el número de referencia del caso generado por el Sistema al presentar una comunicación, el informante podrá consultar el estado de su tramitación. De modo opcional, en las comunicaciones anónimas, el informante puede proporcionar un email al que el Sistema enviará las actualizaciones en la tramitación de manera autónoma, sin que en ningún momento exista posibilidad de acceso a esta dirección de email por parte de los gestores del Sistema de la UVa.

En el plazo de siete días naturales siguientes a la recepción de una comunicación, se realizará el envío de acuse de recibo de la comunicación al informante, si este ha facilitado un email de contacto. En otro caso, será el propio informante quien deberá acceder utilizando el número de referencia del caso para consultar el estado de la tramitación.

Todas las informaciones formuladas a través de este canal interno serán objeto del oportuno registro, en el que se recogerán los hitos básicos de su gestión, manteniéndose en todo caso la confidencialidad a la que está obligado tanto el responsable del sistema como el personal administrativo que realice las gestiones.

El registro de los expedientes no será público y únicamente podrá accederse total o parcialmente a su contenido a petición razonada de la autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella.

Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas a desarrollar solo se conservarán en este registro durante el período que sea necesario e imprescindible a los efectos de llevar a cabo la investigación de los hechos objeto de la información y de la culminación de la actividad respecto a ellos. En particular, se tendrá en cuenta lo previsto en los apartados 3 y 4 del artículo 32 de la Ley 2/2023, sin que en ningún caso pueden conservarse los datos por un período superior a diez años.

8.2. Admisión a trámite de informaciones

Una vez que se ha realizado la recepción de la información, en el plazo de 10 días hábiles a contar desde su registro, se realizará un análisis preliminar para comprobar si aquella expone hechos o conductas incluidas en el ámbito de aplicación recogido en el artículo 2 de la Ley 2/2023.

El resultado de dicho análisis preliminar será:

a) Inadmisión de la comunicación. La inadmisión se producirá cuando concurra alguno de los siguientes casos:
- • Los hechos relatados carecen de toda verosimilitud o fundamento.
- • Los hechos relatados no son constitutivos de infracción al ordenamiento jurídico contenidos en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023.
- • Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan, a juicio de la persona responsable del Sistema, indicios racionales de que la comunicación se ha obtenido mediante la comisión de un delito. En este caso, además de la inadmisión, se dará traslado al Ministerio Fiscal de la relación circunstanciada de los hechos que se estiman constitutivos de delito.
- • Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones comunicadas anteriormente respecto de las cuales han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto. En estos casos, la persona responsable del Sistema notificará la resolución de manera motivada.
La inadmisión a trámite se comunicará al informante, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.
b) Admisión a trámite de la comunicación. La admisión a trámite de la comunicación se comunicará al informante, excepto cuando la información sea anónima o cuando el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.
c) Remisión de la comunicación con carácter inmediato al Ministerio Fiscal, cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
d) Remisión de la comunicación a la autoridad, entidad u organismo que se considere competente para su tramitación.

8.3. Instrucción

La fase de instrucción comprende todas las actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados.

Durante esta fase, se podrá solicitar al informante, si se considera necesario para el esclarecimiento de los hechos y de las posibles responsabilidades, información adicional, siendo potestativo para el informante aportarla o no.

En todo momento se preservará la identidad del informante, especialmente en caso de que se hubiera identificado, y se garantizará la confidencialidad de la identidad y los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada.

La persona afectada tiene derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento. Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación. En cumplimiento de lo anterior, el presente procedimiento respetará lo siguiente:

a) Información sobre los hechos. Se garantiza que la persona afectada por la comunicación presentada tenga:
- • Noticia de la misma.
- • Información sobre los hechos relatados de manera sucinta.
- • Información sobre su derecho a presentar alegaciones por escrito.
- • Información sobre tratamiento de sus datos personales. No podrá ejercer el derecho de oposición al tratamiento de sus datos personales, de acuerdo con lo establecido en el artículo 31.4 de la Ley 2/2023.
- • Ofrecimiento de ser asistida por abogado.
En ningún caso se comunicará a los sujetos afectados la identidad del informante ni se dará acceso a la comunicación.
Durante la instrucción se dará noticia de la comunicación, con sucinta relación de hechos al investigado. Esta información podrá efectuarse en el trámite de audiencia si se considera que su aportación con anterioridad pudiera facilitar la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas.
b) Entrevista. Sin perjuicio del derecho a formular alegaciones por escrito, la instrucción comprenderá, siempre que sea posible, una entrevista con la persona afectada en la que, siempre con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a:
- • Exponer su versión de los hechos.
- • Aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados y pertinentes.
c) Derecho de defensa. Con objeto de garantizar su derecho de defensa, la persona afectada, tendrá acceso al expediente, sin revelar cualquier dato que pudiera identificar a la persona informante, pudiendo ser oída en cualquier momento, y se le advertirá de la posibilidad de comparecer asistida de abogado.

8.4. Terminación de las actuaciones

Concluidas todas las actuaciones, el instructor del caso emitirá un informe que contendrá al menos:

a) Una exposición de los hechos relatados junto con el código de identificación de la comunicación y la fecha de registro.
b) La clasificación de la comunicación a efectos de conocer el nivel de prioridad en su tramitación.
c) Las actuaciones realizadas con el fin de esclarecer los hechos.
d) Las conclusiones alcanzadas en la instrucción y la valoración de las diligencias y de los indicios que las sustentan, indicando la propuesta de actuaciones a llevar a cabo.

Emitido el informe, la persona titular de la Dirección de la Inspección de Servicios de la UVa adoptará alguna de las siguientes decisiones:

a) Archivo del expediente, que será notificado al informante y, en su caso, a la persona afectada. En estos supuestos, el informante tendrá derecho a la protección prevista por el Sistema, salvo que, como consecuencia de las actuaciones llevadas a cabo en fase de instrucción, se concluyera que la información, a la vista de la información recabada, debía haber sido inadmitida por concurrir alguna de las causas previstas en el presente procedimiento.
b) Remisión al Ministerio Fiscal si, pese a no apreciar inicialmente indicios de que los hechos pudieran revestir el carácter de delito, así resultase del curso de la instrucción. Si el delito afectase a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
c) Traslado de todo lo actuado a la autoridad competente, para su tramitación.
d) Inicio del procedimiento administrativo correspondiente, si la naturaleza de los hechos y de las actuaciones así lo determinan.

De conformidad con lo dispuesto por el artículo 13.5 de la Ley 2/2023, las decisiones adoptadas en las presentes actuaciones no serán recurribles en vía administrativa ni en vía contencioso-administrativa, sin perjuicio del recurso administrativo o contencioso-administrativo que pudiera interponerse frente a la eventual resolución que ponga fin al procedimiento sancionador que pudiera incoarse con ocasión de los hechos relatados.

El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación es de tres meses, a contar desde la recepción de la comunicación en la unidad encargada de tramitarla. En caso de que no se haya remitido acuse de recibo al informante, el plazo de tres meses se computará a partir del día siguiente al del vencimiento del plazo de siete días posteriores a la recepción de la comunicación.

En los casos de especial complejidad, de forma motivada, el responsable del Sistema podrá acordar ampliación del plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, por un plazo máximo adicional de tres meses.

La decisión adoptada por el órgano competente se comunicará al informante, salvo que este hubiese renunciado a ello o que la comunicación se presentase de forma anónima.

8.5. Publicidad y revisión del procedimiento

El procedimiento de gestión de informaciones formará parte del Sistema interno de información de la UVa y se publicará en la página web institucional. Será objeto de revisión y actualización cuando así se requiera para mejorar su efectividad o realizar las adaptaciones que sean oportunas.

9. Principios generales de protección del informante

De acuerdo con el Título VII «Medidas de protección» de la Ley 2/2023, el Sistema de información garantizará que las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción gocen de las siguientes medidas de protección:

9.1. Condiciones de protección

Las personas que comuniquen a través del canal interno de la UVa infracciones de las previstas en el apartado 3 de este documento tendrán derecho a protección siempre que concurran las circunstancias siguientes:

a) Existan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes.
b) La información comunicada se encuentre dentro del ámbito de aplicación de la Ley 2/2023.
c) La comunicación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos.

Quedan expresamente excluidas de la protección prevista en la Ley 2/2023 aquellas personas que comuniquen:

a) Informaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno de información o por la Autoridad Independiente, por alguna de las causas previstas en el artículo 18.2 a) de la Ley.
b) Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación.
c) Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
d) Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el artículo 2 de la citada Ley.

Las personas que hayan comunicado información sobre acciones u omisiones de forma anónima pero que posteriormente hayan sido identificadas y cumplan las condiciones previstas en la Ley 2/2023, tendrán derecho a la protección que en ella está prevista.

Las personas que informen ante las instituciones, órganos u organismos pertinentes de la Unión Europea infracciones que entren en el ámbito de aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, tendrán derecho a protección con arreglo a lo dispuesto en la Ley, en las mismas condiciones que una persona que haya informado por canales externos.

Las medidas de protección del informante previstas en el Título VII de la Ley también se aplicarán, en su caso, a los representantes legales de las personas trabajadoras de la UVa en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante, así como a las personas incluidas en el apartado 4 del artículo 3 de la Ley.

9.2. Prohibición de represalias

Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la Ley 2/2023.

Se entiende por represalia cualquier acto u omisión que esté prohibido por la ley, o que, de forma directa o indirecta, suponga un trato desfavorable que sitúe a las personas que la sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública, de acuerdo con lo establecido en el artículo 36 de la citada Ley.

La persona que viera lesionados sus derechos por causa de su comunicación o revelación, una vez transcurrido el plazo de dos años, podrá solicitar la protección de la autoridad competente que, excepcionalmente y de forma justificada, podrá extender el período de protección, previa audiencia de las personas u órganos que pudieran verse afectados.

Los actos administrativos que tengan por objeto impedir o dificultar la presentación de comunicaciones, así como los que constituyan represalia o causen discriminación tras la presentación de aquellas, serán nulos de pleno derecho y darán lugar, en su caso, a medidas correctoras disciplinarias o de responsabilidad.

9.3. Medidas de protección del informante frente a represalias

No se considerará que las personas que comuniquen información sobre las acciones u omisiones recogidas en el artículo 2 de la Ley 2/2023 hayan infringido ninguna restricción de revelación de información, y aquellas no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo en relación con dicha comunicación, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación o revelación pública de dicha información era necesaria para revelar una acción u omisión en virtud de dicha ley, todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en las normas específicas de protección aplicables conforme a la normativa laboral. Esta medida no afectará a las responsabilidades de carácter penal.

Lo previsto en el párrafo anterior se extiende a la comunicación de informaciones realizadas por los representantes de las personas trabajadoras, aunque se encuentren sometidas a obligaciones legales de sigilo o de no revelar información reservada. Todo ello sin perjuicio de las normas específicas de protección aplicables conforme a la normativa laboral.

Los informantes no incurrirán en responsabilidad respecto de la adquisición o el acceso a la información que es comunicada, siempre que dicha adquisición o acceso no constituya un delito. Cualquier otra posible responsabilidad de los informantes derivada de actos u omisiones que no estén relacionados con la comunicación o que no sean necesarios para revelar una infracción en virtud de la Ley 2/2023 será exigible conforme a la normativa aplicable.

En los procedimientos ante un órgano jurisdiccional u otra autoridad relativos a los perjuicios sufridos por los informantes, una vez que el informante haya demostrado razonablemente que ha realizado una comunicación de conformidad con la Ley 2/2023 y que ha sufrido un perjuicio, se presumirá que el perjuicio se produjo como represalia por informar. En tales casos, corresponderá a la persona que haya tomado la medida perjudicial probar que esa medida se basó en motivos debidamente justificados no vinculados a la comunicación.

En los procesos judiciales, incluidos los relativos a difamación, violación de derechos de autor, vulneración de secreto, infracción de las normas de protección de datos, o a solicitudes de indemnización basadas en el derecho laboral o estatutario, los informantes no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo como consecuencia de comunicaciones protegidas por la misma. Dichas personas tendrán derecho a alegar en su descargo y en el marco de los referidos procesos judiciales, el haber hecho una comunicación, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación era necesaria para poner de manifiesto una infracción en virtud de la Ley 2/2023.

9.4. Medidas de protección para las personas afectadas

Durante la tramitación del expediente de investigación, las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos previstos en la Ley 2/2023, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

9.5. Supuestos de exención y atenuación de la sanción

Cuando una persona que hubiera participado en la comisión de la infracción administrativa objeto de la información sea la que informe de su existencia mediante la presentación de una comunicación a través del canal interno y siempre que la misma hubiera sido presentada con anterioridad a que hubiera sido notificada la incoación del procedimiento de investigación o sancionador, el órgano competente para resolver el procedimiento, mediante resolución motivada, podrá eximirle del cumplimiento de la sanción administrativa que le correspondiera siempre que resulten acreditados en el expediente los requisitos previstos en el artículo 40 de la Ley 2/2023.

Cuando los citados requisitos no se cumplan en su totalidad, quedará a criterio del órgano competente, previa valoración del grado de contribución a la resolución del expediente, la posibilidad de atenuar la sanción que habría correspondido a la infracción cometida, siempre que el informante o autor de la revelación no haya sido sancionado anteriormente por hechos de la misma naturaleza que dieron origen al inicio del procedimiento.

La atenuación de la sanción podrá extenderse al resto de los participantes en la comisión de la infracción, en función del grado de colaboración activa en el esclarecimiento de los hechos, identificación de otros participantes y reparación o minoración del daño causado, apreciado por el órgano encargado de la resolución.

La Ley 2/2023 excluye de lo dispuesto en este apartado a las infracciones establecidas en la Ley 15/2007, de 3 de julio, de Defensa de la Competencia.

10. Principios generales de protección de datos

La UVa tratará los datos personales de quienes presenten comunicaciones a través del canal interno de información con pleno respeto a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, RGPD) y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante, LOPDGDD).

La persona informante tiene derecho a no identificarse para presentar una comunicación. A su vez, en el caso de que se hubiese identificado, tiene derecho a que su identidad no sea revelada a terceras personas. En ningún caso la persona a la que se refieran los hechos relatados será informada de la identidad del informante o de quien haya llevado a cabo la revelación pública. Para ello, el Sistema interno de información dispuesto por la UVa cuenta con las medidas técnicas y organizativas que posibilitan la preservación de la identidad del informante y garantizan la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada.

Las condiciones de licitud del tratamiento de sus datos personales se especifican en el artículo 30 de la Ley 2/2023. En concreto, el tratamiento de los datos personales de los informantes se considera lícito en virtud de lo dispuesto en los párrafos c) o e) del artículo 6.1 RGPD. El tratamiento de categorías especiales de datos solo será posible por razones de interés público esencial conforme a lo previsto en el artículo 9.2.g) RGPD.

La UVa informará en todo caso a las personas que presenten comunicaciones sobre las condiciones del tratamiento de sus datos personales en los términos que prevén los artículos 13 RGPD y 11 de la LOPDGDD y sobre los derechos que les asisten a los que se refieren los artículos 15 a 22 RGPD, tal y como se dispone en el artículo 31 de la Ley 2/2023.

Tanto los informantes como las personas a las que se refieran los hechos relatados en la comunicación contarán con la posibilidad de ejercer los derechos citados en el párrafo anterior. De cualquier modo, el tratamiento de los datos de la persona a la que se refieran los hechos relatados se considera legítimo, incluso si esta decidiese ejercer su derecho de oposición.

En todo momento se respetará el principio de minimización de los datos del artículo 5.1.c) RGPD. Por ello, no se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023 o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida. Del mismo modo, si la comunicación recibida contuviera categorías especiales de datos personales, sujetos a protección especial, se procederá a su inmediata supresión, salvo que el tratamiento sea necesario por razones de un interés público esencial conforme a lo previsto en el artículo 9.2.g) RGPD.

Tendrán acceso la información las personas previstas en el artículo 32 de la Ley 2/2023. En todo caso, accederán a los datos el responsable del Sistema y sus gestores. Dependiendo del caso, podrán acceder el Secretario General, el responsable del Servicio de Asesoría jurídica, el delegado de protección de datos y el encargado del tratamiento de la plataforma de gestión del canal.

El tratamiento de datos por otras personas será lícito cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras o para la tramitación de procedimientos sancionadores o penales. En estos supuestos, se adoptarán las medidas pertinentes para suprimir los datos de categorías especiales y todos aquellos que no resulte necesario poner en su conocimiento.

Todas las comunicaciones, actuaciones de verificación o solicitudes de documentación que se lleven a cabo omitirán los datos relativos a la identidad del informante, así como cualquier otro dato que pudiera permitir su identificación. Se actuará del mismo modo con los datos correspondientes a terceros mencionados en la información suministrada.

La UVa solo podrá comunicar la identidad del informante a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. En estos casos, se informará sobre la revelación de identidad al informante, salvo que ello ponga en riesgo la investigación de los hechos o el procedimiento judicial.

Si se acreditara que la información facilitada por el informante no es veraz, deberá procederse a su supresión, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal.

Solamente se conservarán los datos personales recogidos durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación. En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, la información se suprimirá, salvo que la finalidad de la conservación sea evidenciar el funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso, solamente podrán constar de forma anonimizada.

11. Difusión, seguimiento y revisión

El presente documento debe ser difundido adecuadamente, mediante información pública y accesible a través de la página web de la UVa, de forma que se asegure su conocimiento y comprensión.

Igualmente, se garantizará la divulgación entre la comunidad universitaria del procedimiento de gestión de la información del Sistema, así como las garantías de protección de las personas informantes, a través de los medios adecuados que ayuden a su mayor difusión y conocimiento.

Como medida preventiva destinada a la detección de posibles incidencias y al objeto de introducir las mejoras necesarias, anualmente se evaluará el funcionamiento del Sistema interno de información de la UVa, procediendo, en su caso, a la actualización del presente documento.

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