UBU. Reglamento del Registro Electrónico de la Universidad de Burgos. BOCYL 22/06/2020.
22 de Junio de 2020

UNIVERSIDAD DE BURGOS

RESOLUCIÓN de 15 de junio de 2020, del Rectorado de la Universidad de Burgos, por la que se ordena la publicación del texto consolidado del Reglamento del Registro Electrónico de la Universidad de Burgos.


I. COMUNIDAD DE CASTILLA Y LEÓN

D. OTRAS DISPOSICIONES

UNIVERSIDAD DE BURGOS

RESOLUCIÓN de 15 de junio de 2020, del Rectorado de la Universidad de Burgos, por la que se ordena la publicación del texto consolidado del Reglamento del Registro Electrónico de la Universidad de Burgos.

El Consejo de Gobierno de la Universidad de Burgos, en sesión celebrada el día 12 de junio de 2020, aprobó la modificación del Reglamento del Registro Electrónico de la Universidad de Burgos.

La Disposición final segunda del Reglamento establece que entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Castilla y León, ordenándose la publicación del texto consolidado.

Por tal motivo procede su publicación, por lo que este Rectorado ha resuelto ordenar la publicación en el Boletín Oficial de Castilla y León del siguiente texto consolidado del Reglamento del Registro Electrónico de la Universidad de Burgos.

Burgos, 15 de junio de 2020.

El Rector

de la Universidad de Burgos, Fdo.: Manuel Pérez Mateos

REGLAMENTO DEL REGISTRO ELECTRÓNICO DE LA UNIVERSIDAD DE BURGOS

PREÁMBULO

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos establecía que las Administraciones Públicas crearán Registros Electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.

Posteriormente, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, han recogido, con las adaptaciones necesarias, las normas contenidas en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos los Servicios Públicos y algunas de las previstas en el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la anterior, integrando materias que demandaban una regulación unitaria, hacia una Administración en la que la utilización de los medios electrónicos ha de ser lo habitual como la firma y sedes electrónicas, el intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación y la actuación administrativa automatizada.

Con base en ello, el Consejo de Gobierno de la Universidad de Burgos reunido en sesión ordinaria de fecha 12 de junio de 2020, con el informe favorable de la Comisión de Administración Electrónica reunida el 27 de mayo de 2020, acuerda aprobar la modificación del Reglamento del Registro Electrónico de la Universidad de Burgos de 30 de octubre de 2012. El alcance de esta modificación, básicamente, reside en una actualización y adaptación del texto hasta ahora vigente a la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y otras normativas de aplicación, en especial, la relativa a protección de datos.

Artículo 1. Registro Electrónico de la Universidad de Burgos.

1.– Se crea el Registro Electrónico de la Universidad de Burgos, con sujeción a los requisitos establecidos en el artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y su normativa de desarrollo, bajo la dirección y dependencia funcional de la Secretaría General.

2.– Se crea, asimismo la oficina de asistencia en materia de registro que tendrá las funciones atribuidas en los artículos 12 y 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

3.– La Universidad de Burgos publicará en su Sede Electrónica la relación de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos.

4.– No tendrá la consideración de Registro Electrónico los buzones de correo electrónico corporativo asignados al personal o a los órganos, servicios o unidades administrativas de la Universidad de Burgos.

Artículo 2. Acceso.

El acceso al Registro Electrónico se llevará a cabo mediante la conexión a la dirección de la Sede Electrónica de la Universidad de Burgos (https://sede.ubu.es).

Artículo 3. Ámbito de aplicación.

1.– Podrán presentarse en el Registro Electrónico de la Universidad de Burgos:

  • a) Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites especificados en el catálogo que se publicará en la Sede Electrónica de la Universidad de Burgos.
  • b) Cualquier escrito, solicitud o comunicación distinta de las mencionadas en el apartado anterior, dirigido a cualquier órgano de la Universidad de Burgos, remitido en el formulario de solicitud genérica que estará a disposición de las personas usuarias en la Sede Electrónica de la Universidad.

2.– Lo dispuesto en el apartado anterior se entiende sin perjuicio del derecho del interesado a presentar sus solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a la Universidad de Burgos en cualquiera de los registros o medios a los que se refiere el artículo 16.4 de Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Artículo 4. Carácter de las comunicaciones a través del Registro Electrónico.

La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones por medio del Registro Electrónico tendrá carácter voluntario, salvo para quienes tengan obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, determinados en el artículo 14.2 Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y en el artículo 15 del Reglamento por el que se implantan medios electrónicos que faciliten el acceso a los ciudadanos a los servicios públicos de la Universidad de Burgos y se crea la Sede Electrónica de la Universidad de Burgos.

Artículo 5. Funciones.

El Registro Electrónico de la Universidad de Burgos tendrá las siguientes funciones:

  • a) La recepción de escritos, solicitudes y comunicaciones y documentación adjunta relativas a los trámites y procedimientos que aparezcan relacionados en la Sede Electrónica de la Universidad de Burgos.
  • b) La expedición de recibo electrónico acreditativo de la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones y documentación adjunta.
  • c) La anotación de asientos de entrada y de salida de escritos, solicitudes y comunicaciones.
  • d) La remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones que se lleven a cabo por medios electrónicos.
  • e) Funciones de constancia y certificación en los supuestos de litigios, discrepancias o dudas acerca de la recepción o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.
  • f) Cualesquiera otras que se le atribuyan legal o reglamentariamente.

Artículo 6. Requisitos para la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones.

1.– De conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, la Sede Electrónica de la Universidad de Burgos informará sobre los sistemas de identificación y firma utilizables para la presentación de escritos en el Registro Electrónico.

2.– Las solicitudes, escritos y comunicaciones podrán ser presentados ante el Registro Electrónico por los interesados o sus representantes, de conformidad con lo establecido en los artículos 5 y siguientes de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y el Reglamento de Sede Electrónica de la Universidad de Burgos.

3.– En los supuestos en los que requiera la acreditación de la identidad mediante sistemas de firma electrónica de los que el interesado no disponga, la identificación o autenticación podrá ser válidamente realizada por personal funcionario público habilitado mediante el uso de la firma electrónica del que esté dotado, previa identificación y consentimiento expreso del interesado, de lo cual deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.

4.– Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y demás normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización.

Artículo 7. Documentos normalizados de solicitudes, escritos y comunicaciones.

1.– La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Universidad mediante el Registro Electrónico deberá realizarse utilizando los Documentos electrónicos normalizados que estarán disponibles en la Sede Electrónica de la Universidad de Burgos.

2.– Mediante resolución de la Secretaría General podrán aprobarse nuevos Documentos electrónicos normalizados para aquellos procedimientos, trámites y actuaciones que se autoricen en los términos previstos en el presente Reglamento.

3.– Los formatos de los documentos que se admitan en el Registro Electrónico serán publicados en la Sede Electrónica de la Universidad de Burgos a disposición de cualquier persona interesada.

4.– La presentación de los escritos dará lugar a la práctica de un asiento que contenga la fecha y hora en que se produzca, la identificación de las personas físicas o jurídicas concernidas en la presentación, el contenido esencial del documento registrado, el procedimiento y el trámite al que se refiere, así como cualquier otra información, que se estime necesaria.

Artículo 8. Documentación adjunta.

1. Los interesados deberán aportar al procedimiento administrativo los datos y documentos exigidos por la normativa aplicable. Asimismo, los interesados podrán aportar cualquier otro documento que estimen conveniente.

Artículo 9. Solicitudes, escritos y comunicaciones que pueden ser rechazados.

1.– El Registro Electrónico de la Universidad de Burgos podrá rechazar los documentos presentados en los siguientes supuestos:

  • a) Que contengan código malicioso o dispositivo susceptible de afectar a la integridad o seguridad del sistema.
  • b) En el caso de utilización de documentos normalizados, cuando no se cumplimenten los campos requeridos como obligatorios en la resolución de aprobación del correspondiente documento, o cuando contenga incongruencias u omisiones que impidan su tratamiento.

2.– No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación.

Artículo 10. Recibo de presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones.

1.– Tras la recepción de una solicitud, escrito o comunicación, el Registro Electrónico generará automáticamente un recibo firmado electrónicamente, que pueda ser impreso, en el que constará los datos proporcionados por el interesado, número de registro, fecha y hora de la presentación y, en su caso, enumeración y denominación de los documentos adjuntos a la solicitud o escrito presentado.

2.– Las personas usuarias deberán ser advertidas de que la no emisión del recibo previsto en el apartado anterior, la no recepción del mensaje de confirmación o, en su caso, la recepción de un mensaje de indicación de error o deficiencia de la transmisión implica que no se ha producido la recepción, por lo que deberá realizarse la presentación en otro momento o utilizando cualquiera de los restantes medios permitidos por la ley.

Artículo 11. Calendario y días y horario de apertura.

1.– El Registro Electrónico de la Universidad de Burgos permitirá la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día, rigiéndose por la fecha y hora oficial españolas, que deberá figurar visible en la dirección electrónica de acceso al Registro.

2.– Sólo cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo podrá interrumpirse, por el tiempo estrictamente imprescindible, la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones. La interrupción deberá anunciarse en la Sede Electrónica de la Universidad de Burgos con la antelación que, en cada caso, resulte posible.

3.– La Sede Electrónica mostrará el calendario oficial de días inhábiles relativo a sus procedimientos y trámites así como la fecha y hora oficiales.

4.– La Universidad de Burgos publicará los días y el horario en el que deban permanecer abiertas las oficinas que prestarán asistencia para la presentación electrónica de documentos, garantizando el derecho de los interesados a ser asistidos en el uso de medios electrónicos.

Artículo 12. Cómputo de plazos a efectos de registro.

1.– El funcionamiento del Registro Electrónico a efectos de cómputo de plazos se regirá por las siguientes reglas:

  • a) A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles, y en lo que se refiere al cumplimiento de plazos por los interesados, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora (cero horas y un minuto) del primer día hábil siguiente, salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil.
  • Los documentos se considerarán presentados por el orden de hora efectiva en el que lo fueron en el día inhábil. Los documentos presentados en el día inhábil se reputarán anteriores, según el mismo orden, a los que lo fueran el primer día hábil posterior.
  • b) El inicio del cómputo de los plazos que hayan de cumplir las Administraciones Públicas vendrá determinado por la fecha y hora de presentación en el registro electrónico de cada Administración u Organismo. En todo caso, la fecha y hora efectiva de inicio del cómputo de plazos deberá ser comunicada a quien presentó el documento.

2.– Para el cómputo de los plazos previstos se tendrá en cuenta el calendario de días inhábiles establecido en la Comunidad Autónoma de Castilla y León y publicado en el Boletín Oficial de Castilla y León.

3.– La Sede Electrónica del registro determinará, atendiendo al calendario previsto, los días que se considerarán inhábiles a los efectos previstos en este artículo. En todo caso, no será de aplicación a los registros electrónicos lo dispuesto en el artículo 30.6 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Artículo 13. Garantías proporcionadas por el Registro Electrónico.

El sistema de información que soporte el Registro Electrónico garantizará la constancia de los siguientes datos en cada asiento que se practique:

  • a) Un número o código de registro individualizado.
  • b) Identificación del interesado y, en su caso, del representante y del título de presentación.
  • c) Fecha y hora de presentación.
  • d) Identidad de la persona u órgano al que se dirige el documento electrónico.
  • e) Procedimiento o trámite con el que se relaciona.
  • f) Naturaleza y contenido del documento registrado.
  • g) Cualquier otra información que se considere pertinente en función del procedimiento telemático origen del asunto.

Artículo 14. Interoperabilidad y Seguridad.

1.– El Registro electrónico de la Universidad de Burgos contará con los medios organizativos y técnicos adecuados para garantizar la interoperabilidad y seguridad de acuerdo con lo previsto en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad y el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

2.– La Secretaría General de la Universidad de Burgos es el órgano responsable del funcionamiento procedimental del Registro Electrónico previsto en este Reglamento, correspondiendo el establecimiento y mantenimiento de las medidas de seguridad del sistema a los Servicios Informáticos de la Universidad de Burgos.

3.– Las personas usuarias asumen, con carácter exclusivo, la responsabilidad de la custodia de los elementos necesarios para su autenticación en el acceso a los citados servicios de Administración Electrónica, así como las consecuencias que pudieran derivarse de su uso indebido, incorrecto o negligente. Igualmente será responsabilidad del público usuario la adecuada custodia y manejo de los ficheros que le sean devueltos por el Registro Electrónico como recibo.

4.– La Universidad de Burgos sólo se responsabilizará de las circunstancias que sean imputables al funcionamiento de este registro, y no responderá del uso fraudulento que las personas usuarias del sistema puedan llevar a cabo de los servicios prestados mediante administración electrónica.

Artículo 15. Protección de datos.

La utilización de las técnicas electrónicas por la Universidad de Burgos, en el ámbito de lo dispuesto en este reglamento, tendrá las limitaciones establecidas en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos), la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y en el resto de normativa de aplicación.

Disposición Transitoria Primera. Progresividad y habilitación de procedimientos electrónicos.

La implantación de medios electrónicos en la tramitación de procedimientos en la Universidad de Burgos se efectuará progresivamente y estará sujeta a previa aprobación mediante resolución del Secretario General. La Sede Electrónica contendrá el catálogo actualizado de los procedimientos susceptibles de tramitación electrónica.

Disposición final primera. Interpretación y desarrollo.

Se habilita a la Secretaría General para interpretar y desarrollar este Reglamento, dictando cuantas instrucciones sean necesarias para su correcta aplicación, publicándose en la Sede Electrónica aquéllas que no tengan carácter meramente instrumental.

Disposición final segunda. Publicación y entrada en vigor.

La presente modificación del Reglamento de Registro Electrónico, aprobada por Acuerdo del Consejo de Gobierno de 12 de junio de 2020, entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Castilla y León, ordenándose la publicación del texto consolidado.